Hoe creëer je een professionele voicemail?

Share on facebook
Share on twitter
Share on linkedin
Share on email
Vlot bereikbaar zijn voor je klanten is uiteraard essentieel. Elk telefoontje is belangrijk, maar soms ben je niet in de mogelijkheid om je telefoon op te nemen, een professionele voicemail is dan ook onmisbaar. Maar wat zeg je daar precies in? Welk doel wil je ermee bereiken? Met deze drie vuistregels kom je al heel ver!

Kies de juiste woorden

Zorg ervoor dat je voicemail je bedrijf uitstraalt. Ga je traditioneel te werk of liever wat hipper? Kies je met andere woorden voor een formele of een informele stijl? Ook is het goed dat je boodschap spontaan overkomt, al is een testopname vooraf uiteraard een goed idee. Extra tip: benoem wie je bent en welk bedrijf je vertegenwoordigt, de klant wil immers zeker weten dat hij het juiste nummer gebruikt.

Wees duidelijk

Hoe kan jouw klant je zo snel mogelijk bereiken? Wanneer kan hij een antwoord verwachten? Maak geen loze beloftes én maak ook meteen duidelijk wat je van je klant verwacht. Misschien wil je dat hij meteen zijn gegevens achterlaat, of heb je liever dat hij je via mail of de website contacteert. Geef ook aan welke specifieke informatie je nodig hebt: naam, reden van oproep, of en wanneer je het beste kan terugbellen en op welk nummer.

Kies voor de juiste vorm

Afhankelijk van de grootte van je bedrijf, kies je voor een algemeen bericht of een specifiek per afdeling. Voor vakanties, algemene of onverwachte sluitingen, spreek je een andere boodschap in. Klanten willen immers weten dat ze je even niet kunnen bereiken. En vooral: vanaf wanneer ze dat weer wél kunnen. Eventueel kan je mensen doorverwijzen naar je website of social media kanalen, waar ze misschien een antwoord op hun vraag kunnen vinden.

Onthoud vooral dat je voicemail kort, duidelijk én vriendelijk moet zijn. Een goede tip is om te glimlachen tijdens het inspreken, dat komt altijd beter over. Hulp nodig? IrisCall kan je helpen bij het inspreken van je voicemail!